Jak przygotować się do kontaktu z kancelarią notarialną?
Przy umawianiu wizyty najlepiej od razu powiedzieć, jakiej czynności dotyczy sprawa: sprzedaży mieszkania, darowizny, testamentu, pełnomocnictwa czy poświadczenia podpisu. Sama informacja, że potrzebny jest „akt notarialny”, zwykle nie wystarczy do ustalenia terminu i wymaganych dokumentów. Przy nieruchomości kancelaria może poprosić między innymi o numer księgi wieczystej, podstawę nabycia lokalu lub działki oraz dane stron. Zakres dokumentów zależy jednak od konkretnej transakcji, dlatego ich listę należy potwierdzić przed wizytą. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której wszyscy stawią się na podpisanie aktu, ale zabraknie zaświadczenia albo niezbędnych danych.
Przy sprawach spadkowych znaczenie ma to, czy chodzi o sporządzenie testamentu, czy o potwierdzenie praw do spadku po zmarłej osobie. To różne czynności i wymagają innych informacji. Planując notarialne poświadczenie dziedziczenia, trzeba wcześniej ustalić z kancelarią, kto powinien uczestniczyć w spotkaniu i jakie dokumenty dotyczące zmarłego oraz spadkobierców przygotować. Warto też zapytać, czy okoliczności sprawy pozwalają załatwić ją u notariusza, zamiast kierować sprawę do sądu.
Termin i koszty: co ustalić przed wizytą?
Przy wyborze kancelarii w Bielawie liczy się nie tylko dostępny termin. Dobrze ustalić, czy projekt aktu będzie można przeczytać przed spotkaniem, ile czasu przewidziano na jego omówienie oraz kiedy należy dostarczyć dokumenty. Ma to szczególne znaczenie przy sprzedaży nieruchomości lub darowiźnie, gdy treść aktu obejmuje dane wielu osób, opis przedmiotu umowy i uzgodniony sposób rozliczenia. Jeśli któraś ze stron ma wątpliwości co do zapisów, należy zgłosić je przed podpisaniem, a nie odkładać na koniec wizyty.
Prosząc o wycenę, najlepiej podać rodzaj czynności i – jeśli ma to zastosowanie – wartość przedmiotu umowy. Taksa notarialna nie zawsze stanowi całą kwotę do zapłaty. W rozliczeniu mogą pojawić się również podatki pobierane przez notariusza, opłaty sądowe związane z wpisem w księdze wieczystej oraz koszt wypisów aktu. Przed potwierdzeniem terminu można poprosić o zestawienie tych pozycji i zapytać o sposób płatności. Dzięki temu kwota należna w dniu podpisania nie będzie zaskoczeniem.
Jak przebiega podpisanie aktu?
Na wizytę należy zabrać ważny dokument tożsamości. Notariusz ustala tożsamość uczestników, odczytuje akt i wyjaśnia jego treść przed złożeniem podpisów. W tym momencie można jeszcze wskazać zauważoną pomyłkę w danych albo poprosić o wyjaśnienie niezrozumiałego zapisu. Po dokonaniu czynności strony otrzymują wypisy aktu, natomiast jego oryginał pozostaje w kancelarii. Jeśli dokument ma trafić do banku, urzędu lub drugiej strony umowy, liczbę potrzebnych wypisów dobrze ustalić wcześniej. Przy prostszych czynnościach, takich jak poświadczenie podpisu czy odpisu dokumentu, przebieg wizyty jest krótszy, lecz również wymaga okazania odpowiednich dokumentów.