Od terminu i liczby gości do pierwszych rezerwacji
Przed kontaktem z salą weselną dobrze przygotować orientacyjną liczbę gości, planowaną datę i informację, czy ceremonia odbędzie się tego samego dnia w Bielawie, czy w innej miejscowości. Od tych ustaleń zależą dostępność miejsca, godzina rozpoczęcia przyjęcia i organizacja dojazdu. Przy oglądaniu sali należy zapytać o liczbę miejsc przy stołach, przestrzeń do tańca, parking oraz możliwość wcześniejszego ustawienia dekoracji. Jeśli goście przyjeżdżają z dalsza, przydadzą się też informacje o noclegach i transporcie po zakończeniu zabawy. Sama liczba miejsc podana w ofercie nie pokazuje, ile przestrzeni pozostanie po ustawieniu stołów, stanowiska muzyków i stołu z deserami.
Przy wycenie przyjęcia potrzebne są konkrety: co obejmuje cena za osobę, jak rozlicza się dzieci i usługodawców oraz do kiedy można zmienić ostateczną liczbę gości. Należy osobno ustalić koszt napojów, tortu, alkoholu i obsługi po określonej godzinie. Dobrze zapytać o posiłki dla osób na diecie wegetariańskiej lub z alergiami oraz o sposób ich oznaczenia podczas podawania. Oferta i umowa powinny wskazywać te same świadczenia; ustne zapewnienie o dodatkowej godzinie przyjęcia czy udostępnieniu pokoju dla pary młodej może później okazać się trudne do wyegzekwowania.
Muzyka, zdjęcia i dekoracje: co ustalić przed podpisaniem umowy?
W przypadku zespołu lub DJ-a dobrze omówić nie tylko repertuar, lecz także prowadzenie oczepin, liczbę przerw i godzinę zakończenia pracy. Warto sprawdzić, czy cena obejmuje nagłośnienie, oświetlenie oraz dojazd do miejsca przyjęcia. Z fotografem i osobą filmującą należy ustalić, od którego momentu będą pracować, czy pozostaną do późnych godzin oraz ile zdjęć lub jak długi film zostanie przekazany. Znaczenie ma również termin oddania materiałów i sposób ich udostępnienia. Przykładowe realizacje pomagają ocenić, jak wyglądają zdjęcia wykonane w kościele, urzędzie i na sali, a nie tylko podczas sesji w plenerze.
Ostatnie ustalenia przed weselem
Dekoracje sali, kwiaty i tort często pochodzą od różnych wykonawców, dlatego trzeba uzgodnić, kto i o której godzinie może wejść na salę oraz kto zajmie się odbiorem rzeczy po przyjęciu. Przy zamówieniu kwiatów należy podać liczbę stołów, sposób ich ustawienia i przewidywaną godzinę ceremonii. W przypadku tortu trzeba potwierdzić wielkość porcji, warunki przechowywania oraz to, czy sala nalicza opłatę za jego podanie. Na kilka tygodni przed weselem dobrze zebrać w jednym miejscu telefony do wykonawców i potwierdzić z każdym harmonogram dnia. W umowach należy sprawdzić terminy płatności, zasady zmiany daty oraz warunki rezygnacji. Opinie innych klientów mogą zwrócić uwagę na punktualność i sposób rozwiązywania trudności, ale szczegóły konkretnego zlecenia powinny znaleźć się na piśmie.